「利用者が利用料を支払ってくれない」、「やめた職員がSNSで事業所を誹謗中傷している」、「訪問先で利用者の家族から暴行を受けた」など、介護事業所を運営していると、日々さまざまな問題に直面します。
債権回収、SNSへの誹謗中傷、カスタマーハラスメント、退職した職員の問題行動など、枚挙にいとまがありません。
このような問題に対応をする方法の1つとして、書面で通知をしたり、警告をする方法があります。そして、書面で通知をする方法の中で最も効果が高いのが「内容証明郵便」です。
もっとも、内容証明郵便の書き方や効果について正しく理解せずに利用をすると、望んだ結果が得られないこともあります。
この記事では「内容証明郵便」について、その効果や作成方法を具体的に解説します。また、他の郵便オプションとの関係や、電子内容証明サービスについても解説し、内容証明が届かない場合の対応策についても説明をしています。
加えて、具体的な事案ごとの内容証明の文例や、書式のテンプレートも掲載していますので、実際の内容証明を作成する際に参考にしてみてください。
この記事の目次
１．内容証明郵便とは？
内容証明郵便とは、一般書留郵便物の内容文書について証明するサービスです。郵便局が、差し出す文書の謄本を保管することで、いつ、どのような内容の文書が、誰から誰宛に差し出されたかを証明することができます。また、内容証明を発送してから届くまでの状況を、郵便局の追跡システムで確認することもできます。
１−１．法令上の根拠
内容証明郵便は、郵便物の特殊な取扱いのうち、「書留」と「内容証明」の2つの取扱いをセットにしたものです。
具体的には、まず郵便法44条1項で、以下の通り定められています。なお、この法律で出てくる「会社」は、郵便局のことを指します。
▶︎参照：郵便法44条1項
（特殊取扱）
第44条 会社は、この節に定めるところによるほか、郵便約款の定めるところにより、書留、引受時刻証明、配達証明、内容証明及び特別送達の郵便物の特殊取扱を実施する。
その上で、郵便法45条1項は、「書留」について以下の通り定めています。
▶︎参照：郵便法45条1項
（書留）
第45条 書留の取扱いにおいては、会社において、当該郵便物の引受けから配達に至るまでの記録をし、もし、送達の途中において当該郵便物を亡失し、又はき損した場合には、差出しの際差出人から会社に申出のあつた損害要償額の全部又は一部を賠償する。
さらに、郵便法48条は、「内容証明」について以下の通り定めています。
▶︎参照：郵便法48条
（内容証明）
第48条 内容証明の取扱いにおいては、会社において、当該郵便物の内容である文書の内容を証明する。
② 前項の取扱いにおいては、郵便認証司による第五十八条第一号の認証を受けるものとする。
１−２．内容証明郵便の効力
内容証明郵便は、上記の通り、まず「書留」によって当該郵便物の配送状況を記録し、「内容証明」において当該郵便物の文書の内容を証明する効力があります。
もっとも、内容証明郵便は、あくまでその内容の文書が存在することを証明するだけで、文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではないことに注意が必要です。
具体的には、例えばAさんがBさんに、「9月1日に貸した100万円を返してください」という内容の内容証明郵便を、10月1日付で発送し、10月3日にBさんの手元に届いた場合、以下については確認、証明することができます。
- Aさんが10月1日にこの手紙を差し出したこと
- Aさんが差し出した手紙の内容が、「9月1日に貸した100万円を返してください」という内容であること
- この手紙が、Bさんの元に10月3日に配達されたこと
しかしながら、ここの記載されている内容、すなわち、「AさんがBさんに、9月1日に100万円を貸したこと」が真実であることが証明されるわけではありません。
あくまで内容証明郵便は、差出人による一方的な見解や意見を表明する「手紙」であることに、注意が必要です。
なお、内容証明郵便内に記載する日付は、通常は差出日と同日にしますが、必須ではないことから、郵便局では確認をされません。
１−３．内容証明はどんな時に出す？
内容証明郵便を出すのは、「郵便物の内容を記録として残したい時」です。
例えば、ある契約を解除する場合、解除をするためには、原則として「解除の意思表示」をすることが求められています。
その場合、確実に解除の意思表示をしたことや、その意思表示をした日を証明したい場合に、内容証明郵便を用いることで、「解除する」という意思表示をしていることが証明でき、さらにその意思表示をした書面が相手方に届いた日を確認することができるのです。
また、このような型式ばった書面を送付することで、相手方に対して本気度を見せたいときにも利用します。
内容証明郵便の効果自体は、内容の存在や配達日等が記録される以外は、先に説明したように、通常の「手紙」と同じなのですが、それでも、これまでポストに入っていただけの手紙が、直接郵便局員から手渡され、押印された格式ばった書面が封入されていれば、やはり心理的なプレッシャーは異なってきます。
そのため、相手方に対して毅然とした態度、厳正な態度で臨みたい時にも、内容証明郵便を利用することがあります。
【弁護士 畑山浩俊のコメント】
近年、職員が退職届を直接提出せず、内容証明郵便で送ってきたり、その他さまざまな要望を内容証明郵便で送ってくる事が増えています。
もっとも、受け取る側としては、内容証明郵便だからといって驚く必要はなく、通常の手紙等と同じものだと考え、粛々と対応すれば問題ありません。
もっとも、内容証明郵便の形式を取ったからといって、特別な効果が付与されるわけではありませんが、重要なのは、どんな形式であっても、記載されている請求等の内容です。
もし職員から、事業所に対して何かを要求するような書面が届いた場合は、見過ごさず、すぐに弁護士などの専門家に相談するようにしましょう。
２．内容証明郵便と他の郵便方法の違い
郵便には、さまざまな特殊取扱いのオプションがあり、ニーズによって組み合わせることで、必ずしも内容証明郵便を使わなくても、必要な効果を得られることがあります。
以下では、内容証明郵便との違いに着目しながら、通常の郵便の他、内容証明以外のオプションサービスについて紹介します。
２−１．「内容証明」は、オプションサービスの1つ
内容証明郵便は、先に説明した通り、郵便法上特殊取扱の郵便として、書留とともに用いられます。
つまり、普通郵便に「内容証明」と「書留」のオプションサービスを付けて差出すものが、内容証明郵便ということになります。
なお、内容証明郵便には、さらに「速達」、「引受時刻証明」、「本人限定受取」、「配達日指定」「配達記録」などのオプジョンサービスをつけることが可能です。
詳しくは、以下の郵便局のホームページに、併用することができるオプションサービス一覧表がありますので、併せてご覧下さい。
２−２．内容証明郵便と他の郵便の違い
それでは、内容証明郵便と他の郵便との違いについて、説明します。
１．普通郵便
普通郵便は、なんらのオプションサービスもついていない通常の郵便です。
普通郵便は、内容証明に比べて費用が低廉ですが、発送した内容の証明はもちろん、発送された郵便が今どのような配送状況か、いつ相手方に届いたのかはもちろん、届いたかどうかさえもわかりません。
そのため、届く日時を確実に証明する必要があるような場面では適しませんが、万が一の場合でも送り直しが可能であったり、同内容の書簡を大量に送るような場合には、普通郵便で問題ありません。
２．書留郵便
書留郵便は、引受けから配達までの郵便物等の送達過程を記録し、万一、郵便物等（ゆうパックを除きます。）が壊れたり、届かなかった場合に、原則として差出しの際、申し出のあった損害要償額の範囲内で、実損額を賠償するというものです。
書留郵便には、一般書留、現金書留、簡易書留の3種類があります。
一般書留は、引受けから配達までの送達過程を記録し、万一、郵便物等が壊れたり、届かなかった場合に、実損額を賠償するものです。
現金書留は、現金を送付する場合専用の一般書留です。
簡易書留は、一般書留に比べて、料金が割安で、万一の場合の賠償額は、原則として5万円までの実損額となります。また、郵便物の引受けと配達についてのみ記録が残ります。
内容証明は、これらの書留のうち、一般書留に附帯して利用します。
３．特定記録
特定記録は、郵便物やゆうメールの引受けを記録するサービスです。具体的には、インターネット上で配達状況の他、受取人の郵便受箱に投函されたことまでを確認する事ができます。
内容証明郵便との違いは、内容の証明がないことに加えて、配達の際は受取人の郵便受箱に配達することから、実際に受取人が受領したかどうかについての証明はできません。費用についても、内容証明よりも低廉です。
もっとも、少なくとも、差出人が当該郵便を差し出していることや、受取人が確認できる範囲に届いていることは確認ができるため、確実に差し出したことや、受取人の支配領域に届いていることのみを証明できればいい場合には、特定記録で十分です。
例えば、納品書や請求書を送付する場合や、逆に相手方に何か返送をしてもらいたい書類がある場合に、差出人に対して特定記録による差出しを依頼し、追跡番号を教えてもらって、配送状況や到達を確認するなどの利用方法も可能です。相手方が書留郵便を受け取らない場合に、到達したことだけを確認するために利用することもあります。
４．配達証明
配達証明は、一般書留とした郵便物や荷物について、配達したという事実を証明するサービスです。
内容証明では、いつ、どのような内容の文書が、誰から誰あてに差し出されたかは証明することができますが、配達に至るまでの記録は、確認はできるものの、郵便局が「証明」するものではありません。
そのため、この配達証明のサービスを付帯させることで、配達したという事実を証明することができます。
具体的には、配達日が記載され、受け取った人物が署名したはがきが、配達後に差出人に返送されてくるため、これをもって配達日を証明することになります。ただし、郵便物等の受取人は記載されているものの、実際に受け取った人が誰であるかを証明するものではありません。
配達記録は、内容証明の際には送る事ができない添付資料等を、通知書等と一緒に送りたい場合などに利用することもあります。
また、内容証明郵便を送付する際には、配達日の証明をも要する場合が多いため、通常は配達記録を同時に利用します。
そのため、この後の内容証明郵便の解説にあたっては、原則として配達記録を同時に利用する方法での郵便について解説することとします。
簡単に、それぞれの違いについてまとめると以下のようになります。
５，内容証明と他の郵便（普通郵便・書留郵便・配達証明・特定記録）の比較表
| 内容の証明 | 配送状況の記録 | 配達の証明 | 賠償の有無 | |
| 内容証明 | ◯ | ◯ （書留のため） |
☓ | ◯ （書留のため） |
| 普通郵便 | ☓ | ☓ | ☓ | ☓ |
| 書留（一般） | ☓ | ◯ | ☓ | ◯ |
| 配達証明 | ☓ | ◯ （書留のため） |
◯ | ◯ （書留のため） |
| 特定記録 | ☓ | ◯
（郵便受箱への |
☓ | ☓ |
３．内容証明郵便のメリットとデメリット
内容証明郵便は、配達記録をつければその内容も、配達日も証明でき、配送状況も確認でき、賠償もついているという点で万全の郵送手段であって、費用面を気にしなければ迷わず内容証明郵便の方法を選ぶべきだと思うかもしれません。
しかしながら、内容証明郵便には、メリットもありますがデメリットもあります。
以下では、内容証明郵便を利用することのメリット、デメリットについて解説します。
３−１．内容証明郵便のメリット
内容証明郵便は、繰り返しになりますが、差し出した文書の内容を郵便局が証明できる唯一の方法です。
配送状況の確認もでき、配達証明をつけることで、配達日も証明ができるため、確実に相手に意思表示を到達させたい場合には、内容証明郵便による必要があります。
また、内容証明郵便は、もちろん個人差はあるものの、その形式上、通常の郵便と異なり、受取人に心理的なプレッシャーを与える効果もあります。
３−２．内容証明郵便のデメリット
内容証明郵便の最も大きなデメリットは、費用が高額となることです。
料金についての詳細は改めて説明しますが、例えば定形郵便物で、かつ、25gまでの郵便物を普通郵便で発送する場合、84円で発送する事ができます。
一方、もし内容証明に配達証明をつけた郵便物の場合、手紙が1枚であっても、基本料の84円に加え、内容証明料の330円、書留料の435円及び配達証明料の320円がかかり、合計で1279円という15倍もの料金がかかります。
そのため、費用対効果についてはよく吟味をして、郵便の方法を選択する必要があります。
さらに、内容証明の場合には、直接本人または当該住所地にいる者に手渡しで交付されるため、相手方が留守にしていたり、居留守を使って受け取らず、保管期間が経過してしまうと、内容が相手方に伝わることなく返送されてしまいます。
加えて、内容証明は形式がかなり厳しいため、形式を充さない参考資料や添付資料をつけることができません。
例えば、金銭の請求をする場合に、契約書の写し等を添付したいと考えても、内容証明郵便の場合には同封する事ができません。
この点も、郵便の方法を選択する上で重要なポイントであり、場合によっては、同内容を特定記録などでも同送するなどの工夫が必要となります。
４．内容証明郵便の利用を検討すべき場面
以下では、介護事業所において、内容証明郵便の利用をすべき場面について、その一部を紹介します。
４−１．滞納された利用料を請求する債権回収の場合
利用料の自己負担分が滞納されている場合、初めは介護職員等を通じて声をかけたり、キーパーソンのご家族に電話等で伝える事が多いと思います。
しかしながら、何ヶ月もの間、利用料の自己負担分が滞納され続けており、いくら口頭や、通常の請求書による請求をしても支払いがされない場合には、支払い期限や回答期限をもうけた上で、内容証明による請求をすることが考えられます。
内容証明郵便が届くことで、請求をされる側としても、これまでの請求とは異なる事業所の本気度が伝わり、支払い方の相談など、なんらかのアクションが期待できます。
もっとも、利用料の自己負担分を滞納している利用者が、まだ事業所のサービスを利用しているような場合は、今後の関係性に鑑みて、どのような請求方法を取るかについてはよく事業所内で検討する必要があります。
利用料滞納については、以下の記事で詳しく解説してますので参考にご覧ください。
４−２．SNS等に誹謗中傷をされた場合
SNS等で、例えば「あの事業所は虐待が横行している」「衛生面が非常に悪く食中毒が頻発している」など、事実と異なる書き込みがされ、これによって、事業所の信頼や名誉が傷付けられているような場合、事業所としては、投稿者に対して、投稿の削除や損害賠償請求を求める事が考えられ、この場合には、内容証明を利用することが効果的です。
謂われのない誹謗中傷に対しては、毅然とした態度で臨むという事業所の姿勢を示すこともできますし、これにより、投稿の削除が期待できます。
もっとも、SNS等の書き込みについて、誰が投稿したのかがわからないケースもあり、その場合には、投稿者を特定するために発信者情報開示という手続を取る必要があります。
また、内容証明郵便等を送ることで、さらに投稿等が激化し、送付した郵便物の写真をアップロードされたりと、相手方に材料を与えてしまうこともあります。
SNS等への誹謗中傷の書込みには、他にも様々な問題点がありますので、行動を起こす前には、必ず弁護士に相談するようにしましょう。
４−３．カスタマーハラスメントが発生している場合
利用者や、利用者家族からセクハラやパワハラ、無理な要求などのいわゆるカスタマーハラスメントを受けている場合、事業所から、このような行為をやめることや、やめてもらえないとサービスが提供できないことを伝える連絡書を、内容証明で送付することが考えられます。
これにより、事業所として、カスタマーハラスメントに対しては厳正に対処することをしっかりと利用者や利用者家族に伝えると共に、実際に発生したハラスメント行為を書面化しておくことで、証拠を残しづらい利用者や利用者家族からのハラスメント行為の記録を残すことにもなります。
カスタマーハラスメントや利用者からの理不尽なクレームへの対応方法については、以下の記事でも詳しく説明していますので、合わせてご覧ください。
４−４．退職した職員が退職時の取決めに反している場合
職員の退職時には、例えば退職後の競業避止義務や、職員の引き抜きをしない義務、職務上知り得た情報を持ち出さない、利用しない、などの秘密保持義務を締結することがあります。
しかしながら、退職した職員が、これらの義務に反して、元々いた事業所の利用者の情報を用いて利用者に連絡をとって、自分が所属する新たな事業所に移動させようとしたり、他の職員に声をかけて、転職を促しているような場合、事業所としては、内容証明郵便で、このような引き抜き行為等をやめさせたり、損害賠償の請求をすることが考えられます。
４−５．職員が無断欠勤したり、連絡が取れない場合
職員が無断欠勤をし、電話やメールなど、普段用いている手段で連絡を取ろうとしているにもかかわらず、連絡を取ることができないような場合、自宅宛に、安否確認や、このまま無断欠勤を続けることで、自然退職や解雇になり得ることなどを通知する通知書を内容証明郵便で送付する方法が考えられます。
これは特に、就業規則等で、一定期間連絡が取れないことや、行方不明となることを自然退職の理由としている事業所にとって重要です。
事業所と職員の間の連絡が取れなくなった、という状況を確実にするためには、普段の連絡手段だけではなく、自宅への書類の郵送の他、場合によっては自宅訪問等を行うことも検討する必要があります。
なお、内容証明郵便は、直接の受け取りを必要とするものであるから、居留守を使っていたり、実際にその時間に自宅にいない場合、受け取りがされず、本人が内容を確認する機会がなくなってしまうことが危惧されます。
そこで、内容証明郵便と合わせ、同内容の連絡書を特定記録で送付しておけば、仮に職員が、内容証明郵便を受け取らなくても、郵便受箱に入った連絡書を確認することができるため、これによりなんらかのアクションがあるか、または、リアクションがないことを確認することができます。
４−６．職員に解雇を通知する場合
職員を解雇する場合には、解雇の意思表示が職員に到達する必要があります。
そのため、解雇の意思表示をした日や内容を確定するため、内容証明郵便を用いることが考えられます。
なお、通常、解雇の際には、直接解雇通知書を手渡し、即日の解雇を通知する場合も多いので、このような形で解雇を通知するのは、実際には、行方不明や連絡をとることができない場合になります。
そのため、内容証明が受け取られず、その結果解雇の意思表示が届かない場合もあります。
普通解雇の詳しい手続きは、以下の記事でも詳しく説明をしていますので、合わせてご覧ください。
【弁護士畑山浩俊のワンポイントアドバイス】
意思表示を到達させたいのに、所在不明で意思表示を到達させられない場合、民事訴訟法では「意思表示の公示送達」という制度が用意されています。
この手続は，解除や解雇など、意思表示の到達が効力発生の要件となっているものについて、意思表示を相手方に到達させたいのに、相手方の住所が分からない等の理由から、意思表示を到達させることができない場合に、その意思表示を到達させるための手続です。
相手方に到達させたい意思表示を記載した通知書等を裁判所に掲示する「公示送達」という方法で、相手方に到達したこととし、これによって、意思表示が到達したものとして、その後の手続きを取る事ができるようになります。
なお、意思表示の到達と合わせて、別途訴訟提起等を予定している場合には、訴状の送達と合わせて意思表示をすることも可能となるので、必ずしも意思表示の公示送達が必要なわけではありません。
そのため、手続に悩んだ際には、弁護士などの専門家に、速やかに相談するようにしましょう。
４−７．外部業者等との契約で、契約の履行を求めたり契約を解除して損害賠償を請求する場合
介護事業所は、事業所の建物を他の業者から賃借したり、配食を他の業者に依頼するなど、さまざまな外部業者との関わりがあります。
その中で、例えば外部業者が、台風で壊れた建物を修繕してくれない、配食時に十分な食材の提供をしないなど、債務の不履行があった場合には、履行請求のほか、場合によっては契約を解除し、損害賠償を請求するという場面もあり得ます。
履行請求の場合などは、関係性が続くことが想定されるので、必ずしも内容証明郵便による請求をする必要はないかもしれませんが、契約を解除する際には、意思表示の到達時期の証明をすることなども考慮に入れて、内容証明郵便を利用することをお勧めします。
４−８．債権譲渡をした場合
債権譲渡をした場合、対抗要件として、債権の譲渡人から債務者に対して、債権が譲渡された旨の通知をするか、債務者による承諾がされる必要がありますが（民法467条1項）、その際、第三者にも債権譲渡があったことを対抗しようと思うと、「確定日付のある証書」によって行う必要があります（同条2項）。
この「確定日付のある証書」は、公証役場において、変更できない確定した日付として、その日にその証書（文書）が存在していたことを証明した証書のことを指しますが、ここには内容証明郵便も含まれており、通常は、譲渡人から債務者に対して、債権譲渡の通知を行うにあたって、内容証明郵便を利用することで、この「確定日付のある証書」として扱われています。
なお、公証人による「確定日付のある証書」については、以下の日本公証人連合会のホームページにも詳しく説明がされていますので、合わせてご覧ください。
４−９．時効の完成を猶予させる場合
債権については、債権者が権利を行使する事ができることを知った時から5年間行使しない時、または、権利を行使することができる時から10年間行使しないときに、時効によって消滅します。
▶参照：
（債権等の消滅時効）
第166条1項 債権は、次に掲げる場合には、時効によって消滅する。
一 債権者が権利を行使することができることを知った時から五年間行使しないとき。
二 権利を行使することができる時から十年間行使しないとき。
しかしながら、債務の履行を「催告」した場合、催告をしてから6か月を経過するまでは、時効の完成が猶予されます。
▶参照：
（催告による時効の完成猶予）
第150条 催告があったときは、その時から六箇月を経過するまでの間は、時効は、完成しない。
2 催告によって時効の完成が猶予されている間にされた再度の催告は、前項の規定による時効の完成猶予の効力を有しない。
これは、時効が完成するか否か、つまり、債権がなくなるか否かという非常に重要な局面であり、催告をした日がいつであるかは、確実に証明される必要があります。
そのため、債務の履行を「催告」したことを、内容証明によって証明し、配達記録によって催告が相手方に到達した日を証明しておく必要があるのです。
５．内容証明郵便の書き方！これが正しい作成方法です
それでは、以下では正しい内容証明郵便の書き方について、解説していきます。
５－１．内容証明の形式
内容証明郵便には厳格な形式があり、この形式を逸脱すると、そもそも郵便局で受け容れてくれません。
まずは、内証証明郵便の正しい形式を学びましょう。
（１）レイアウト
内容証明郵便は、縦書き、横書きのいずれでも問題ありません。但し、縦書きであるか横書きであるかで、字数、行数が異なります。
（２）字数・行数の制限
縦書きの場合の、字数・行数の制限は以下の通りです。
- 1行20字以内、1枚26行以内
横書きの場合の、字数・行数の制限が以下の通りです。
- 1行20字以内、1枚26行以内
- 1行13字以内、1枚40行以内
- 1行26字以内、1枚20行以内
（３）文字に関する制限
１．使える文字
内容証明郵便に利用できる文字または記号は、以下の通りです。
- 仮名
- 漢字
- 数字
- 英字（固有名詞に限る）
- 括弧
- 句読点
- その他一般に記号として使用されるもの
そのため、いわゆる「外字」や「旧字体」については、受け付けてもらえないことがあるため、注意が必要です。
２．文字の数え方
●記号は1個1字とします。ただし、括弧は上下（横書きの場合は左右）を全体として1字とし、上（横書きの場合は左）の括弧の属する行の字数に算入します。
例えば、「%」は１字であり、「（株）」は２字と数えます。
●文字や数字を円、三角形、四角形等の簡単な枠で囲んだものは、各文字及び枠（1字）の合計で計算します。ただし、文中の序列を示す記号として使用されているものについては、全体として1字と計算します。
例えば、「①」は2字と数えますが、「①初めに」などのように、文中の序列を示す記号として使用される場合は、1字（合計4字）と数えます。
●文字や記号に傍点や下線等を施したものは、傍点や下線等を含めた全体を1字として計算します。
例えば、「とくに」と下線が引かれていても、文字数は3字となります。
（４）文字の大きさ
文字の大きさには特段の定めはありません。
しかしながら、どれだけ文字を小さくしても、1行あたりに記載できる文字数は決まっているため、見やすい文字の大きさを利用するようにしましょう。
（５）必ず記載しなければならない事項
内容証明郵便には、郵便物の差出人及び受取人の住所氏名記載する必要があります。
（６）用紙
用紙に特段の制限はありません。
（７）作成方法
作成方法は、手書き、ワープロ打ちのいずれでも問題ありません。
手書きの場合には、文字数が決まっている原稿用紙を利用する、ワープロ打ちの場合は、ページ設定で文字数を揃えておくと、文字数や行数を間違えなくなります。
【弁護士畑山浩俊のワンポイントアドバイス】
ワードなどで内容証明郵便を作成する際、文字数、行数を設定で合わせてから作成したにもかかわらず、郵便局に持って行くと「文字数がオーバーしています」とつき返されることがあります。
これは、ワードなどの設定によっては「ぶら下がり」が発生して句読点が繰り上がり、1行の文字数が増えてしまうことがあるからです。
このような不測の事態を防ぐ手段としては、1行の文字数は、初めから1文字少なくしておくことが考えられます。1行の文字数については、上限が定められているだけで、少ない分には問題ありません。
この記事で紹介する書式は、初めから1行の文字数を1文字少ない形式にしています。
８．複数枚にわたる場合
（１）両面コピーはしてもいい？
両面コピーしたものは、内容証明郵便としては送付できません。
（２）複数枚にわたる場合のルール
枚数が2枚以上にわたるときは、そのつづり目に契印をする必要があります。
つづり目に押印する印章は、封筒に記載された差出人の印章に限られます。ただし、差出人が1名のみの場合（複数でない場合）は、差出人の印章に代えて、「契印」等つづり目を明確に示すことができる印章を用いても構わないことになっています。
９．用意する部数
（１）送付先が1箇所の場合
送付先が1箇所の場合は、送付用、謄本用（郵便局の保管用）、控え用の3通を用意して行きます。
（２）送付先が2箇所以上の場合
送付先が増えるごとに、1通を追加します。
例えば2箇所に送る場合は4通、3箇所に送る場合は5通を用意します。
１０．押印
法律上、内容証明郵便そのものに押印は必要ありませんが、通常は差出人の氏名の右側（横書きの場合）や下（縦書き）に押印します。
複数枚に渡る場合の契印や、謄本の内容を訂正する場合の訂正印は必須となります。
５−２．封筒の書き方の注意
封筒に記載する宛先、差出人の住所、氏名は、中身の内容証明郵便に記載した宛先、差出人の住所、氏名と同じである必要があります。
例えば、政令指定都市について、内容証明郵便には「大阪府」から記載されているにも拘わらず、封筒には「大阪市」からしか記載されていない場合、封筒に「大阪府」と追記することを求められます。
なお、内容証明郵便の作成方法については、以下の郵便局のホームページでも紹介されていますので、あわせてご覧下さい。
【弁護士 畑山浩俊のコメント】
弁護士法人かなめでは、代理人名で内容証明郵便を送付する際、事務所名や所属弁護士名が元々印字された封筒を利用しています。
この時、例えば内容証明郵便の差出人として名前を挙げている弁護士と異なる弁護士が封筒に印字されている場合、郵便局からは封筒に記載されている弁護士名のうち、内容証明郵便に記載されていない弁護士名については二重線等で抹消するよう求められます。
また、内容証明郵便の差出人としては、「○○代理人」と記載した上、弁護士名を記載することが一般的ですが、封筒にはもちろん、「○○代理人」という文言は印字されていないので、後から書き加えるなどし、内容証明郵便上の表記と封筒上の表記を合わせるように指導されます。
皆さんの事業所でも、元々住所等が記載された封筒を利用して内容証明郵便を送付する際には、お気を付け下さい。
６．「これが内容証明郵便の出し方」正しい送り方の方法
ここからは、内容証明郵便を作成してから送付するまでの方法について説明します。
６−１．内容証明郵便は郵便局から発送する
これまでにも説明をしてきた通り、内容証明郵便は、郵便局に送付した郵便物の内容を証明してもらうものなので、郵便局から発送する必要があります。
例えば、内容証明郵便に必要な金額の切手を貼ってポストに投函しても、その郵便が内容証明郵便になることはありませんので、注意が必要です。
また、内容証明郵便を発送できる郵便局は、集配郵便局および支社が指定した郵便局であり、すべての郵便局から発送できるわけではありません。
そのため、内容証明郵便を出す際には、あらかじめ差し出そうとする郵便局への確認が必要です。
例えば、各地の郵便局のウェブページには、「取り扱い内容」が記載されており、「内容証明」のところに「◯」が付けられていれば、当該郵便局は内容証明郵便の発送を扱っていると言うことになります。
各郵便局については、以下のページから検索することができますので、併せてご確認下さい。
６−２．郵便局に持参するもの
郵便局には、以下を持参します。
- （１）内容文書（受取人へ送付するもの）
- （２）1の謄本2通（差出人及び郵便局が各1通ずつ保存するもの）
- （３）差出人及び受取人の住所氏名を記載した封筒
- （４）内容証明料を含む郵便料金
その上で、内容文書に押印している印鑑と同じ印鑑と、「書留・特定記録郵便物等差出票」を持参すると手続がスムーズです。
印鑑は、先にも説明したとおり、誤字等があった場合に内容文書を修正する為に必要となります。
「書留・特定記録郵便物等差出票」は複写式となっており、「ご依頼主」の住所と名前、「お届け先」の名前を記載して、上記の必要書類と併せて郵便局に提出すると、お問合せ番号等の必要事項を記載の上、控えをもらうことができます。
このお問合せ番号により、郵便の配送状況を知ることが出来るのです。
なお、「書留・特定記録郵便物等差出票」については、郵便局にも用意されていますので、郵便局に行ってからその場で作成することも可能です。
６−３．受付時間
「６−１．内容証明郵便は郵便局から発送する」の通り、内容証明郵便を出すことができる郵便局は限られており、内容証明郵便を出せる時間も基本的には当該郵便局の営業時間によることとなりますが、内容証明郵便は、手続に時間が掛かることから、営業終了時間よりも受付終了時間が早い場合があります。
各郵便局の受付時間については、以下のページをご覧ください。
６−４．郵便局に持参してから発送までの流れ
郵便局に
- （１）内容文書（受取人へ送付するもの）
- （２）1の謄本2通（差出人及び郵便局が各1通ずつ保存するもの）
- （３）差出人及び受取人の住所氏名を記載した封筒
- （４）書留・特定記録郵便物等差出票（持参またはその場で記載）
を差し出すと、郵便局の職員の中で「郵便認証司」の資格を持つ職員が、内容証明の形式を備えているかどうかなどを確認の上、不備があれば修正を求められ、不備がなければ認証印を押して差出人用の控えと、お問い合わせ番号を付記した書留・特定記録郵便物等差出票をもらうことができます。
あとは、料金を支払えば、内容証明郵便の送付手続は完了です。
７．内容証明郵便を送るのに必要な料金はいくら必要？
内容証明郵便を出すためには、以下の料金が必要です。
- （１）郵便物の料金
- （２）内容証明の加算料金
- （３）一般書留の加算料金
さらに配達証明をつける場合には、
- （４）配達証明の加算料金
が必要です。
まず、「（１）郵便物の料金（令和3年10月現在）」は、以下の通りです。
７−１．（１）郵便物の料金（令和3年10月現在）
| 重量 | 料金 |
| 定形郵便物 | |
| 25gまで | 84円 |
| 50gまで | 94円 |
| 定形外郵便物 | |
| 50gまで | 120円 |
| 100gまで | 140円 |
| 150gまで | 210円 |
| 250gまで | 250円 |
| 規格外 | |
| 50gまで | 200円 |
| 100gまで | 220円 |
| 150gまで | 300円 |
| 250gまで | 350円 |
次に、「（２）内容証明の加算料金」は以下の通りです。
７−２．（２）内容証明の加算料金
- 1枚：440円
- 2枚目以降：プラス260円
次に、「（３）一般書留の加算料金」は以下の通りです。
７−３．（３）一般書留の加算料金
- 損害要償額が10万円までのもの：435円
- 損害要償額が１０万円を超えるもの：10万円を超える5万円までごとに21円増
次に、「（４）配達証明の加算料金」は以下の通りです。
７−４．（４）配達証明の加算料金
- 差し出しの際：320円
- 差出後：440円
例えば、3枚の配達証明つきの内容照明を送付する場合（25g以内の場合）は以下のような計算となります。
料金については、以下の郵便局のホームページでも詳しく説明されているので、合わせてご覧ください。
８．内容証明郵便の文例
以下では、内容証明郵便作成にあたって参考となる文例を、具体例と併せてに簡単のご紹介します。
８−１．滞納された利用料を請求する場合（滞納された利用料を請求する債権回収の場合）の文例
例えば、利用者が数ヶ月間利用料の自己負担分を滞納している場合に、利用料を請求する旨の内容証明郵便を送付する場合について考えてみます。
よくある場面としては、ご家族が連帯保証人となっており、ご家族に対して利用料を請求する場合ではないでしょうか。
そこで、利用者の連帯保証人であるご家族に、利用料を請求する場合の文例をご紹介します。
▶参考文例
当法人は、○○様（利用者名）との間で、〇年◯月◯日、訪問介護サービスの利用契約（以下「本契約」と言います。）を締結し、さらに貴殿との間でも、同日付で、本契約から発生する全ての債務に関して、連帯保証契約を締結しています。
現在、○○様の○年○月分から同年○月分までの利用料合計金○円が、本日付で未払いとなっています。
貴殿は、当該未払い利用料の支払いに関して、○○様と連帯して責任を負います。
したがって、貴殿におかれては、本書到達の日から２週間以内に、金○円を、下記銀行口座に振込送金する方法でお支払い下さい。
記
口座情報
以上
仮に２週間以内にお支払いがなく、かつ、何らの誠意あるご対応もいただけない場合には、民事訴訟を含めた法的措置を検討せざるを得なくなりと同時に、○○様に対する今後のサービス提供も難しくなりますので、あらかじめご承知おき下さい。
なお、このようにご家族に対して、利用料の滞納の請求ができるのは、ご家族との間で連帯保証契約を締結している場合に限られます。
まずは、十分に利用契約書を確認しましょう。
【弁護士 畑山浩俊のコメント】
利用契約書のリーガルチェックをすると、ご家族に「身元保証人」としてサインはしてもらっているものの、連帯保証契約自体は締結していないケースが散見されます。
この場合は、契約の相手方はあくまで利用者となるため、ご家族に対して法的に利用料を請求することはできません。
しかしながら、ご家族に対して任意に支払いを求め、さらに、新たに合意をすることで、法的にも利用料を請求することは可能です。
このように、債権回収の問題が発生した場合には、契約書の内容や、ご家族の対応などにより、請求方法が異なってくることがありますので、弁護士に相談しながら進めるようにしましょう。
８−２．SNS等に誹謗中傷をされた場合の文例
例えば、Twitterで、事業所が運営する特別養護老人ホームについて、「衛生面で問題がある」「食中毒が出ている」などの虚偽の書込みがされている場合、以下のような文例が考えられます。
▶参考文例
貴殿は、○年○月○日、貴殿のアカウント（＠○○）に、当法人が運営する特別養護老人ホーム「○○」に関し、「○○では職員が手も洗わずに調理をした食事を提供していて、使っている食材も賞味期限が切れている」（○：○）「この間も救急車がきてたし、絶対食中毒だわ」などと（○：○）投稿しています。
しかしながら、○○では手洗い、消毒を徹底して行っており、賞味期限の切れた食材を利用した事実もなければ、食中毒での救急車要請は今まで一度もありません。
貴殿のアカウントは、誰でも閲覧が可能であり、現在、不特定多数の人物が、この投稿を見られるようになっています。
したがって、貴殿のこのような投稿は、名誉毀損罪（刑法230条1項）に該当する可能性がある行為ですので、速やかに、各投稿を削除するよう、本書を持って通知します。
仮に、速やかに削除がされない場合には、刑事告訴、民事訴訟を含めた法的手段を検討せざるを得なくなりますので、あらかじめご承知おき下さい。
投稿等については、スクリーンショットを取るなどして保全をした上、具体的な投稿内容、投稿日時等を正確に記載するようにしましょう。
８−３．カスタマーハラスメントが発生している場合の文例
例えば、利用者のご家族が、職員に対して暴言を吐いたり、暴力行為を行うなどした場合には、以下のような文例が考えられます。
▶参考文例
当法人は、○○様との間で訪問介護サービスの利用契約を締結し、訪問介護サービスを提供していますが、○年○月○日、当法人職員が○○様のご自宅を訪れた際、貴殿より「シャンプーが切れかけているのに補充もしていない。こんなことも言われないとできない小学生以下の職員しかいないのか」「お前は頭が悪い。九九を言ってみろ」などと、10分以上にわたり中傷を受けた上、帰ろうとする当法人職員に対して、「お前は2度とくるな。早く帰れ」と玄関から突き飛ばされ、尻餅をついた際、掌を擦りむくなどの怪我をしました。
貴殿の行為は、当法人職員の人格を強く否定し、さらには、傷害罪（刑法204条）にも当たり得る行為ですので、当法人としても見過ごすわけにはいきません。
したがって、今後このような暴言、暴行行為については、厳に謹んで頂けますよう、本書をもって通知します。
仮に、このような暴言、、暴行行為を繰り返される場合には、○○様へのサービス提供が困難となり、かつ、貴殿に対しても、刑事告訴、民事訴訟を含めた法的措置を検討せざるを得なくなりますので、あらかじめご承知おき下さい。
カスタマーハラスメントに該当する行為については、可能な限り日時や具体的な行動内容を記載できることが望ましいです。
特に、発言の場合は、発言の内容についてしっかりと記録しておくようにしましょう。
８−４．退職した職員が退職時の取決めに反している場合の文例
例えば、退職したケアマネージャーが、退職時に「在職中に知り得た情報を利用しない」との誓約書を提出している状況で、退職後、利用者に電話をするなどして引抜行為を行なっている場合、これをやめさせるための文例としては、以下のような内容が考えられます。
▶参考文例
貴殿は、○年○月○日付で、当法人を退職しました。その際、貴殿からは、退職にあたっての誓約書の提出があり、その際同誓約書○条で「在職中に知り得た情報を利用しない」旨誓約されましたが、貴殿は退職後、在職中に担当していた利用者に直接架電し、居宅介護支援事業所を変更の上、貴殿に引き続きケアプランの作成を依頼したい旨を当法人に伝えるよう強く勧めています。
その際、実際に貴殿が架電をした利用者からは、貴殿が退職することで十分なサービスが受けられなくなる旨を殊更に煽るなどして、居宅介護支援事業所の変更や、貴殿への継続的な依頼を勧められた旨を確認しております。
貴殿の行為は、退職にあたっての誓約書○条に反する行為であることは明らかですので、このような引抜行為は直ちにやめるよう、本書を持って警告します。
また、貴殿が現在も有している利用者の連絡先については直ちに削除し、今後貴殿からの連絡は一切行わないようにしていただき、仮に利用者より何らかの連絡があった場合は、速やかに当法人にご連絡いただけますよう、重ねて通知します。
仮に、今後も同様の引抜行為や、利用者との連絡行為を継続する場合には、損害賠償請求を含めた法的措置を検討せざるを得ませんので、あらかじめご承知おき下さい。
職員に対しては、入職時や退職時に、秘密保持や引抜行為の禁止に関する誓約書を作成させることが多いと思いますが、これを根拠にして、まずは引抜行為の中止を警告します。
その際、具体的な条項等をしっかり引用し、示した上で警告するようにしましょう。
８−５．職員が無断欠勤したり、連絡が取れない場合の文例
例えば、職員が何の連絡もなく欠勤した上で、電話やメールなど、普段取っている連絡手段によっては連絡が不通となっている場合で、就業規則に自然退職に関する規定がある場合には、以下のような文例が考えられます。
▶参考文例
貴殿は、○年○月○日から、何らの連絡もなく欠勤をし、既に5日間の欠勤が続いています。
当法人からは、○年○月○日より、貴殿の携帯電話に毎日架電し、さらに、○年○月○日、○年○月○日にはメールでの連絡を試みましたが、貴殿からは折り返しも、メールの返信もない状態です。
このまま、貴殿から何の連絡もないまま、2週間が経過した場合、当法人就業規則第○条○項により、自然退職として扱わざるを得ませんので、本書の受領後速やかに当法人にご連絡を頂けますよう、本書を持って通知します。
就業規則の定めについては、しっかり条項を提示するようにした上、メールや架電をした日については、記録を性確認した上で、具体的に日時を指摘できるようにしておきましょう。
また、このように連絡を取ることができない場合には、内容証明郵便を受け取らない可能性もあり得ます。
そのため、内容証明郵便と合わせて、特定記録郵便で、同時に同じ内容の書面を送付しておき、少なくとも郵便受箱にこの書面が投函される状況にしておくことをお勧めします。
また、実際に自然退職となった後にも、自然退職となった旨の通知を同様の方法で送付しておきましょう。
８−６．職員に解雇を通知する場合の文例
例えば、「８−５．職員が無断欠勤したり、連絡が取れない場合の文例」の事案の場合、無断欠勤が続くことが解雇事由となっている場合もあります。
自然退職ではなく解雇をする場合には、以下のような文例が考えられます。
▶参考文例
貴殿は、○年○月○日から、何らの連絡もなく欠勤をし、既に欠勤が2週間に及んでいます。
その間、当法人からは、○年○月○日より、貴殿の携帯電話に毎日架電し、さらに、○年○月○日、○年○月○日にはメールでの連絡を試みましたが、貴殿からは折り返しも、メールの返信もなく、緊急連絡先として届出がされている電話番号に架電しても、何らの連絡もありませんでした。
このような状況は、当法人就業規則第○条○項○号の普通解雇事由に該当しますので、労働基準法第20条1項に基づいて計算した解雇予告手当を支払うことをもって、本書により貴殿を解雇する旨通知します。
解雇予告手当は、貴殿が届出た銀行預金口座に振込送金する方法で、貴殿が本書を受領したことを確認の上お支払いします。
貴殿におかれては、当法人から貸与している制服、名札の他、健康保険証を、速やかに当法人にご返却されますよう、よろしくお願い申し上げます。
この場合も、就業規則等の規定をしっかり指摘することが重要です。
また、普通解雇の際には、即日解雇をするにあたっては解雇予告手当ての支払いが必要となりますので、この点についても注意してください。
８−７．外部業者等との契約で、契約の履行を求めたり契約を解除して損害賠償を請求する場合の文例
例えば、配食を依頼している外部業者との契約を解除したい場合、以下のような文例が考えられます。
▶参考文例
当法人は、貴社との間で○年○月○日付で業務委託契約を締結しましたが、契約締結当初から、配達の予定時間となっても配達がされず、30分以上食事の時間が遅れてしまったことが、1ヶ月の間に数回あり、さらに○年○月○日には、何らの連絡もなく配達がされないため、担当者に連絡をしたところ、食事の準備がされておらず、急遽他の業者に配達を依頼せざるを得ない状況となりました。
さらには、○年○月○日には、配食された食事の中に異物が混入しており、全ての食事を廃棄せざるを得なくなり、この際にも、急遽他の業者に配達を依頼せざるを得ない状況となりました。
当法人は、貴社に対して、○年○月○日、○年○月○日に苦情を伝え、貴社からは、今後気を付ける旨の回答があったものの、○年○月○日にも配達の遅延があるような状況です。
貴社のこのような行為は、貴殿との業務委託契約書○条○項の解除事由に該当し、当法人としては、今後貴社との間で信頼関係を維持することは不可能です。
したがって、本日付で貴殿との間の業務委託契約を解除しますので、本書を持って通知します。
配食のように、毎日配達等が行われるような契約に関しては、郵便の場合タイムラグが生じるため、まずは配食等を取り急ぎ止める必要があります。
そのため、取り急ぎ配食を停止し、電話、FAX、メールなどで、内容証明郵便の写しを送っておくと、問題が起きづらいのではないかと思われます。
８−８．債権譲渡をした場合の文例
債権譲渡をした際に、譲渡人から債務者へ送付をする書面としては、以下のような文例が考えられます。
▶参考文例
当法人は、当法人が貴社に対して有する以下の債権を、○年○月○日付で、株式会社○○（本社所在地：○○、代表取締役：○○、連絡先：○○ー○○○○ー○○○○）に譲渡しましたので通知します。
今後の弁済は、株式会社○○宛に行っていただきますよう、重ねてよろしくお願い申し上げます。
記
債権の種類：○○
債権の発生日：○○
金額：○円
以上
債権譲渡の際には、譲渡する債権をしっかりと特定することが重要です。契約書等を確認の上、正確に記載するようにしましょう。
８−９．時効の完成を猶予させる場合の文例
時効の完成は、債務の履行を催告することによって、猶予させることができます。
そのため、内容にかかわらず、通常の債務の履行を求める内容証明郵便を送ることで、時効の完成を猶予させることができます。
８−１０．内容証明を出す時には弁護士に相談することがおすすめ！
ここまでに、色々な文例を紹介しましたが、内容証明郵便を作成するにあたっては、以下のような様々な事情を検討し、盛り込んでいく必要があります。
- 通知の根拠になる法律、就業規則、契約等の条項の引用や指摘
- 相手方との契約内容や、相手方の問題行動の特定
- 取るべき手段の選定
そのため、内容証明郵便の内容を検討するにあたっては、弁護士などの専門家に相談し、効果的な文面を考えていくことが必要です。
９．内容証明郵便のテンプレート【書式ダウンロード】
ここでは、「８−１．滞納された利用料を請求する場合（滞納された利用料を請求する債権回収の場合）の文例」の場合の内容証明のテンプレートをご紹介します。
内容証明の書式は以下よりダウンロードしていただけますので、参考にご覧ください。
１０．内容証明郵便が届かなかったら？
内容証明郵便は、郵便局員から直接受取りをすることが必要な郵便であることから、相手方が内容証明郵便を受け取らなかったり、何らかの理由で届かない場合があります。
ここからは、内容証明が届かなかった場合の対処方法について解説します。
１０−１．内容証明郵便は追跡できる
内容証明郵便は、差出し時に「書留・特定記録郵便物等差出票」の控えをもらえ、ここに問い合わせ番号が記載されています。
これを、郵便局の以下のホームページで検索ができ、差し出した郵便物が、どこの郵便局にあるのか、配達中なのか、届け済みなのか、届けたが不在で持ち帰り中なのか、などが、経過と共に確認することができます。
１０−２．内容証明郵便の受取方法
内容証明郵便は、これまでにも説明してきたように、本人限定受取でない限りは、住所地にいる人に対して、郵便局員から手渡しで渡され、その際に受け取りのサインをする必要があります。
そのため、配達時に留守であった場合は、不在連絡票が郵便受箱に入るため、受取人が、再配達を希望するか、郵便局に受け取りに行く必要があります。
１０−３．内容証明郵便が届かない場合
内容証明郵便が届かないケースとしては、以下のような場合があります。
（１）受取拒否
内容証明郵便の配達時に、受け取らない旨を表明すると、郵便局員はそのまま内容証明郵便を持ち帰ります。
この場合、郵便追跡サービスでは受け取りを拒否した旨が表示され、その後差出人に返送されることになります。
（２）保管期間の経過による返送
郵便局員が内容証明郵便を配達したにもかかわらず、留守（居留守の場合を含みます）で内容照明郵便を配達できなかった場合は、不在連絡票が郵便受箱に投函され、郵便物は郵便局に保管されます。
保管期間は7日間であり、その間に受取りの手続がされなかった場合には、差出人に返送されることになります。
（３）宛所尋ね当たらず
もし、相手方が、内容証明郵便の送付先から、転居していた場合、通常の転送の設定がされていれば、新たな住所に転送されます。
しかしながら、転送の設定がされていない場合には、その住所に相手方が住んでいないので「宛所尋ね当たらず」で、差出人に返送されることになります。
１０−４．内容証明郵便が届かない場合の対処方法
内容証明郵便が、受取拒否により届かない場合には、少なくとも相手方が郵便を受け取ることができる状況にあることはわかります。
そのため、内容証明郵便と同内容の特定記録郵便を作成し、送付をすることで、相手方の手元に届けることができます。
もっとも、特定記録郵便や普通郵便であっても受取拒否は可能であり、受け取っても中身を見ない場合はあります。
次に、保管期間の経過により相手方に届かない場合、同様に特定記録郵便で発送をする他、配達日を土日等、相手方が受け取りやすいと思われる日を設定の上、内容証明郵便を再発送することが考えられます。
配達日指定は、平日であれば32円、土曜日、日曜日、休日であれば210円を基本料金に加えることで、差出日の3日後から起算して10日以内の日で、配達日を指定することができます。
配達日指定については、以下のホームページも合わせてご覧ください。
そして、宛所尋ね当たらずで返送がされ、それ以上の住所調査が難しい場合や、受取拒否、保管期間の経過で内容証明郵便が返送され、特定記録での郵便の発送は可能であるものの確実に意思表示を到達される必要がある場合には、先にも紹介をした、「意思表示の公示送達」という民事訴訟上の制度を利用する必要があります。
詳しくは、以下の東京簡易裁判所のホームページで詳しく説明がされていますので、併せてご覧ください。
１１．電子内容証明（e内容証明）
電子内容証明（e内容証明）とは、利用者登録をすることで、インターネットを利用して、24時間、内容証明郵便を差し出すことができるサービスです。
郵便局で、内容証明郵便を差し出す際の時間や手間がかからず、クレジットカードまたは料金後納で支払いをすることができます。
サービスの概要については、以下のホームページにも詳しく説明がされていますので、併せてご覧ください。
１１−１．電子内容証明（e内容証明）の出し方
電子内容証明（e内容証明）の差出しは、e内容証明の専用Webサイトにログインし、Wordファイルで作成した内容証明文書をアップロードし、差出人及び宛先を入力して送信をするだけで終了です。
その後は、送信された新東京郵便局が、文書を受け付けて確認し、自動的に正本（受取人用）、謄本（差出人用）が作成され、封入風封かんもされて郵送されるので、封筒等を用意する必要もありません。
また、アップロードした文書ファイルは、一時保存ができるため（ただしかんたん差出しの場合を除く）、都合に合わせていつでも作業が可能です。
電子内容証明（e内容証明）の差出方法には、3種類があります。
（１）かんたん差出し
差出人が1人で、受取人1人に対して1通の電子内容証明郵便を送る方法。この場合は、文書の一時保存ができない点に注意。
（２）差出し
あらかじめ複数の電子内容証明文書を作成し、差出時に複数まとめて差し出したり（一括差出し）、 同一文書を複数の宛先へ送付すること（完全／不完全同文内容証明）ができる方法。 大量に差出しを行う場合に有効。
（３）差込差出し
文書ファイルと差込データファイルを指定することにより、最大で100通の電子内容証明をまとめて差し出すことができる方法。 一度に大量に差し出す場合に有効。
また、完全同文内容証明（文面、日付、差出人・宛先の記載が全て同一の内容証明郵便を2箇所以上の宛先に送付するもの）や不完全同文内容証明（内容は同じであるが、受取人の住所、氏名を連記せずに個別に記載して作成した内容証明を送付するもの）も、簡単に差し出すことが可能です。
アドレス帳に差出人及び受取人を登録することで、入力を簡単にすませることもできます。
１１−２．電子内容証明（e内容証明）の料金
内容証明文書の文字数や通数が多い場合は、e内容証明の方が、郵便局の窓口よりも安価となります。
例えば、通常の内容証明文書が3枚（1500文字）の場合、郵便局の差出しでは1479円がかかりますが、e内容証明の場合は、1220円であり、259円安くなります。
具体的な料金としては、以下の通りです。
（１）郵便料金
84円
これに加えて、内容証明関連料金として、以下が必要です。
（２）電子郵便料金
1枚目：15円
2枚目以降1枚ごとに（5枚まで）：5円
（３）内容証明料金
1枚目：382円
2枚目以降1枚ごとに（5枚まで）：360円
同文内容証明（2通目以降1枚目）：210円
同文内容証明（2通目以降2枚目以降1枚ごとに（100通まで））：210円
（４）謄本送付料金
通常送付：304円
一括送付（受取人数100人まで）：503円
（５）一般書留料金
435円
例えば、e内容証明文書１枚、謄本の送付方法が通常送付の場合には、以下の通りとなります。
以下のホームページでは、e内容証明の利用の流れの他、郵便局差出しの場合とe内容証明の場合の料金の比較等が詳しく説明されているので、併せてご覧ください。
１２．内容証明郵便に関する「よくあるご質問」
以下では、内容証明郵便についてよくある疑問等まとめて解説します。
１２−１．日付、時間指定ができるか？
内容証明に加え、配達日指定をオプションとしてつけ、追加料金を支払うことで、配達日を指定することができます。
しかし、内容証明郵便では、配達時間の指定はできません。
１２−２．本人限定の受取指定ができるか？
内容証明に加え、本人限定受取をオプションとしてつけ、追加料金を支払うことで、本人のみの受取りに限定することができます。
具体的には、配達を担当する郵便局に到着した際に、当該局に郵便物等を留め置き、到着通知書を送ることでその到着を知らせ、本人確認書類等を提示して、郵便物を受け取ることになります。
本人限定受取りについては、以下のホームページも併せてご覧ください。
１２−３．どれぐらいの期間で届くか？
内容証明郵便の配達の速度は、普通郵便と同じです。
そのため、差出日の翌日等、少しでも早く郵便物を相手方に届ける必要がある場合には、速達を利用するようにしましょう。
速達については、以下のホームページも併せてご覧ください。
１２−４．土日祝日でも届くか？
内容証明郵便の配達は、書留郵便であるため土日祝日にも配達がされます。
１２−５．他の書類と一緒に送ることができるか？
内容証明郵便には、内容文書以外の書類や物品を同封することはできません。
もし、何か別の書類を同封したい場合には、内容証明とは別に、特定記録郵便や、配達証明付の郵便を同送するようにしましょう。
１２−６．内容証明郵便は訂正できるか？
内容証明郵便は、郵便局で訂正することができます。
具体的には、謄本の文字または記号を訂正・挿入・削除するときは、その字数及び箇所を欄外または末尾の余白に記載し、差出人の印を押印します。
この場合、その訂正・削除に係る文字は明らかに読み得るように字体を残します。具体的な方法は、郵便局への持参時に、その場で郵便局員の指示に従うようにしてください。
なお、実際には、修正の跡が残らないよう、修正があった場合には一度持ち帰り、修正の上、改めて郵便局に持参する方も多いようです。
１２−７．内容証明郵便を出した後に送付を止めることはできるか？
発送がされてしまった後は、送付をとめることが難しいことも多いですが、すぐに郵便局に、問い合わせ番号と併せて連絡をすることで、送付を止められる場合もあります。
まずが、取り急ぎ、差し出した先の郵便局に連絡をしましょう。
１２−８．郵便局での内容証明の謄本の閲覧方法は？
差出人は、差し出した日から5年以内に限り、差出郵便局に保存されている謄本の閲覧を請求することができます。
また、差出人は差し出した日から5年以内に限り、差出郵便局に謄本を提出して再度証明を受けることができます。
謄本の閲覧の際には、差出時に受け取った書留郵便物受領証を示した上、郵便局員の面前で閲覧します。
謄本閲覧料は440円で、切手で納付しますが、申し出により転写することも可能です。
以下のホームページでも、内容証明郵便に関するQ&Aが開設されていますので、併せてご覧下さい。
１３，介護業界に特化した弁護士法人かなめによるサポート内容のご案内！
弁護士法人かなめでは、介護業界に精通した弁護士が、以下のようなサポートを行っています。
- （１）事業所名義の内容証明郵便の作成
- （２）弁護士名での内容証明郵便の作成
- （３）顧問契約プラン「かなめねっと」
以下で、順番に説明します。
１３−１．事業所名義の内容証明郵便の作成
内容証明郵便を発送すべき事案について、十分に方針等をすり合わせた上で、まずは事業所名義での内容証明郵便を作成します。
これは、弁護士名でいきなり内容証明郵便を発送してしまうと、関係性等によっては逆に相手に身構えさせてしまったり、紛争を激化させてしまう可能性があるからです。
事業所が作成した文案を弁護士法人かなめで修正したり、弁護士法人かなめで文案を作成した上、事業所から発送をしてもらうことで、事業所にノウハウを蓄積することにもつながります。
１３−２．弁護士名での内容証明郵便の作成
事業所からの内容証明郵便を発送しても事態が好転しない場合や、当初より弁護士が窓口となる必要があると判断した場合には、弁護士名義での内容証明郵便を作成し、発送します。
これにより、交渉等の窓口を弁護士法人かなめに一本化し、通常の業務に集中することができます。
１３−３．顧問契約プラン「かなめねっと」
弁護士法人かなめでは「１３−１」及び「１３−２」をはじめとして総合的なサービスを提供する顧問弁護士契約プラン「かなめねっと」を運営しています。
弁護士法人かなめでは、トラブルに迅速に対応するためチャットワークを導入し、事業所内で何か問題が発生した場合には、速やかに弁護士へ相談できる関係性を構築しています。
具体的には、弁護士と介護事業所の関係者様でチャットグループを作り、日々の悩み事を、法的問題かどうかを選択せずにまずはご相談頂くことで、迅速な対応が可能となっています。
法律家の視点から、利用者様とのトラブルをはじめ、事業所で発生する様々なトラブルなどに対応しています。
直接弁護士に相談できることで、事業所内社内での業務効率が上がり、情報共有にも役立っています。
顧問サービス「かなめねっと」について詳しくは、以下のサービスページをご覧ください。
以下の記事、動画でも詳しく説明をしていますので、併せてご覧下さい。
１３−４．弁護士費用
また、弁護士法人かなめの弁護士費用は、以下の通りです。
（１）顧問料
- 顧問料：月額8万円（消費税別）から
※職員従業員の方の人数、事業所の数、業務量により顧問料の金額は要相談とさせて頂いております。詳しくは、お問合せフォームまたはお電話からお問い合わせください。
また、弁護士法人かなめへの法律相談料は以下の通りです。
（２）法律相談料
- 1回目：1万円（消費税別）／1時間
- 2回目以降：2万円（消費税別）／1時間
※法律相談の申込みは、お問合わせフォームからのみ受け付けております。
※法律相談は、「① 弁護士法人かなめにご来所頂いてのご相談」、又は、「② ZOOM面談によるご相談」に限らせて頂き、お電話でのご相談はお請けしておりませんので、予めご了承ください。
※顧問契約を締結していない方からの法律相談の回数は3回までとさせて頂いております。
※介護事業所の経営者側からのご相談に限らせて頂き、他業種の企業様、職員等一般の方からのご相談はお請けしておりませんので、予めご了承ください。
１４．まとめ
この記事では「内容証明郵便」について、その効果や作成方法の他、他の郵便オプションとの関係や、電子内容証明サービスについても解説しました。
さらに、内容証明郵便が届かない場合の対応策や、内容証明郵便に関するよくあるご質問についても説明をしていますので、実際に内容証明を作成し、提出しようと考えている事業所の方は、参考にしてください。
加えて、具体的な事案ごとの内容証明の文例や、書式のテンプレートも紹介しましたので、どのように内容証明を作成すればいいのかわからない場合には、この内容を参考に作成してみてください。
しかし、この内容は一例ですので、実際には様々な事情等を考慮して、内容証明郵便を作成する必要があります。
内容証明郵便の送付を検討する場合には、まずは弁護士に相談するようにしましょう。
「弁護士法人かなめ」のお問い合わせ方法
介護事故、行政対応、労務問題 etc....介護現場で起こる様々なトラブルや悩みについて、専門の弁護士チームへの法律相談は、下記から気軽にお問い合わせください。
「受付時間 午前9:00～午後5:00（土日祝除く）」内にお電話頂くか、メールフォーム（24時間受付中）よりお問合せ下さい。
介護事業所に特化した法務サービス「かなめねっと」のご案内
弁護士法人かなめではトラブルに迅速に対応するためチャットワークを導入しています。他にはない対応力で依頼者様にご好評いただいています。
「かなめねっと」では、弁護士と介護事業所の関係者様、具体的には、経営者の方だけでなく、現場の責任者の方を含めたチャットグループを作り、日々現場で発生する悩み事をいつでもご相談いただける体制を構築しています。
法律家の視点から利用者様とのトラブルをはじめ、事業所で発生する様々なトラブルなどに対応します。 現場から直接、弁護士に相談できることで、社内調整や伝言ゲームが不要になり、業務効率がアップします！
介護業界に特化した経営や現場で使える法律セミナー開催情報
弁護士法人かなめが運営する「かなめねっと」では、日々サポートをさせて頂いている介護事業者様から多様かつ豊富な相談が寄せられています。弁護士法人かなめでは、ここで培った経験とノウハウをもとに、「介護業界に特化した経営や現場で使える法律セミナー」を開催しています。セミナーの講師は、「かなめ介護研究所」の記事の著者で「介護業界に特化した弁護士」の畑山が担当。
介護施設の経営や現場の実戦で活用できるテーマ（「労働問題・労務管理」「クレーム対応」「債権回収」「利用者との契約関連」「介護事故対応」「感染症対応」「行政対応関連」など）を中心としたセミナーです。
弁護士法人かなめでは、「介護業界に特化した弁護士」の集団として、介護業界に関するトラブルの解決を介護事業者様の立場から全力で取り組んで参りました。法律セミナーでは、実際に介護業界に特化した弁護士にしか話せない、経営や現場で役立つ「生の情報」をお届けしますので、是非、最新のセミナー開催情報をチェックしていただき、お気軽にご参加ください。
介護特化型弁護士による研修講師サービスのご案内
弁護士法人かなめが運営している社会福祉法人・協会団体・自治体向けの介護特化型弁護士による研修講師サービス「かなめ研修講師サービス」です。顧問弁護士として、全国の介護事業所の顧問サポートによる豊富な実績と経験から実践的な現場主義の研修を実現します。
社会福祉法人の研修担当者様へは、「職員の指導、教育によるスキルアップ」「職員の悩みや職場の問題点の洗い出し」「コンプライアンスを強化したい」「組織内での意識の共有」などの目的として、協会団体・自治体の研修担当者様へは、「介護業界のコンプライアンス教育の実施」「介護業界のトレンド、最新事例など知識の共有をしたい」「各団体の所属法人に対して高品質な研修サービスを提供したい」などの目的として最適なサービスです。
主な研修テーマは、「カスタマーハラスメント研修」「各種ハラスメント研修」「高齢者虐待に関する研修」「BCP（事業継続計画）研修」「介護事故に関する研修」「運営指導（実地指導）に関する研修」「各種ヒヤリハット研修」「メンタルヘルスに関する研修」をはじめ、「課題に応じたオリジナル研修」まで、介護事業所が直面する様々な企業法務の問題についてのテーマに対応しております。会場またはオンラインでの研修にご対応しており、全国の社会福祉法人様をはじめ、協会団体・自治体様からご依頼いただいております。
現在、研修講師をお探しのの介護事業者様や協会団体・自治体様は、「かなめ研修講師サービス」のWebサイトを是非ご覧ください。
